Pusat pendapatan dan Biaya

Pusat Pertanggung jawaban merupakan struktur pengendalian manajemen, dan menunjukkan pendelegasian tanggung jawab pada unit organisasi sesuai dengan strateginya. Pada bab ini akan dibahas mengenai arti pusat pertanggungjawaban secara umum kemudian akan dibicarakan mengenai pengukuran kinerja manajer dengan menggunakan criteria efisiensi dan efektifitas. Dan berikutnya akan dibicarakan dua jenis pusat pertanggung jawaban, yaitu pusat pendapatan dan pusat biaya. Pusat biaya dikelompokkan menjadi pusat biaya tehnik dan pusat biaya kebijakan.

Pusat Pertanggungjawaban:

Pusat Pertanggungjawaban adalah unit organisasi yang melakukan kegiatan mengolah input menjadi output yang diprtanggung jawabkan oleh seorang pimpinan. Dalam hal ini organisasi merupakan kumpulan pusat pertanggungjawaban, yang terlihat pada setiap kotak pada struktur organisasi.

Karakteristik Pusat pertanngungjawaban:

Pusat pertanggungjawaban melakukan kegiatan untuk mencapai satu atau lebih tujuan yang disebut objective. Organisasi secara keseluruhan mempunyai goal, manajer senior menetapkan strategi untuk mencapai goal. Objective berbagai pusat pertanggungjawab dalam suatu organisasi membantu implementasi strategi. Karena organisasi merupakan sekumpulan pusat pertanggungjawaban, maka apabila setiap pusat pertanggungjawaban mecapai objectivenya , maka goal organisasi akan tercapai.

Pada gambar berikut ini menunjukkan kegiatan pada pusat pertanggungjawaban. Pusat pertanggungjawaban menerima input, dalam bentuk bahan baku, tenaga kerja dan jasa. Dengan menggunakan Modal Kerja (persediaan, piutang) perlengkapan pabrik dan asset lainnya, pusat pertanggungjawaban melakukan kegiatan untuk mengubah input menjadi output baik dalam bentuk barang atau jasa. Pada pabrik bentuk outputnya adalah produk. Pada unit staff, seperti Sumber daya manusia, Trasportasi, Tehnisi, akuntansi dan administrasi, outputnya adalah jasa.

Hubungan antara input dan output:

Manajemen bertanggungjawab untuk mengoptimalisasi hubungan antara input dan output. Sebagai contoh misalnya departemen produksi, inputnya dalam bentuk bahan baku masih dapat dilihat pada produk jadi. Pengendalian, difokuskan pada bagaimana memanfaatkan input minimal untuk menghasilkan output yang diinginkan yaitu sesuai dengan ketentuan dan standar kualitas yang ditetapkan pada waktu dan kuantitas seperti yang diinginkan.

Pada beberapa kondisi, input tidak berkaitan langsung dengan output. Misalnya biaya promosi yang dikeluarkan untuk meningkatkan pendapatan, akan tetapi peningkatan penjualan dipengaruhi beberapa factor selain promosi, hubungan antara peningkatan biaya promosi dengan peningkatan pendapatan sulit dijelaskan. Pada kegiatan penelitian dan pengembangan, hubungan antara input dan output lebih sulit lagi dijelaskan, hasil dari kegiatan penelitian mungkin tidak nampak pada beberapa tahun dan jumlah biaya optimum untuk kegiatan penelitian sulit ditetapkan.

Pengukuran input dan output:

Pada umumnya input yang digunakan dalam pusat pertanggungjawaban dapat diukur secara phisik, jam tenaga kerja, liter, kg, meter dll. Dalam Sistem Pengendalian Manajemen ukuran tersebut dinyatakan dalam satuan moneter. Sebagai catatan, input adalah sumberdaya yang digunakan dalam pusat pertanggungjawaban, Jadi pasien rumah sakit dan murid dari sekolah bukan merupakan input. Yang merupakan input adalah sumberdaya yang digunakan untuk mencapai tujuan yang ditetapkan.

Pengukuran output tidak semudah seperti pada pengukuran input, sebagai contoh penjualan yang dicapai suatu periode adalh output bagi organisasi berorientasi laba, tetapi angka tersebut tidak menunjukkan hasil yang dilakukan selama periode tersebut, seperti kegiatan penelitian, pelatihan dan promosi tahun ini tidak merefleksikan output tahun ini.

Efisiensi dan efektifitas:

Konsep input dan output dapat digunakan untuk menjelaskan arti efisiensi dan efektifitas. Istilah ini umumnya dinyatakan sebagai perbandingan, misalnya Pusat pertanggungjawaban A lebih efisien dibandingkan dengan pesaingnya atau disbanding periode sebelumnya. Efisien adalah ratio antara input dengan output, atau jumlah output yang dihasilkan dari setiap unit input yang digunakan. Pusat pertanggung jawaban A dikatakan lebih efisien disbanding Pusat Pertanggungjawaban B apabila:

  1. Menggunakan input lebih rendah dibandingkan pusat pertanggungjawaban B untuk menghasilkan output yang sama
  2. Menggunakan input yang sama dengan yang digunakan pusat pertanggung jawaban B untuk menghasilkan output yang lebih banyak

Pada beberapa pusat pertanggungjawaban, efosiensi diukur dengan membandingkan antara biaya sesungguhnya dengan biaya standar, yaitu berapa biaya yang seharusnya terjadi untuk menghasikan output yang ditetapkan.

Efektifitas ditentukan dari hubungan antara hasil yang dicapai pusat pertanggungjawaban dengan tujuan nya. Semakin besar kontribusi hasil terhadap tujuan yang ditetapkan, berarti semakin efektif.

Peran laba:

Laba merupakan tujuan utama bagi organisasi yang berorientasi laba. Sehingga laba merupakan pengukur efektifitas yang penting. Selain itu laba adalah selisih antara penjualan (pengukur output) dan biaya (pengukur input), jadi laba juga merupakan pengukur efisiensi. Sehingga laba merupakan pengukur efisiensi dan efektifitas. Apabila kedua pengukur input dan output dapat dilakukan, maka efisiensi dan efektifitas dapat ditentukan. Akan tetapi apila yang dapat diukur hanya salah satunya ( input atau output saja) maka pengukur kinerjanya dihubungkan dengan efisiensinya atau efektifitasnya saja.

Bentuk Pusat Pertanggungjawaban :

Utuk tujuan pengendalian terdapat 4 pusat pertanggungjawaban, yang diklasifikasikan sesuai dengan pengukuran input dan outputnya yaitu: Pusat Pendapatan, Pusat Biaya, Pusat Laba dan Pusat Investasi yang karakteristiknya dapat dilihat dari gambar berikut ini yang menunjukkan hbungan antara input dan output  pada setiap pusat pertanggungjawaban berikut ini:

Pusat Biaya Tehnik

Pusat Biaya Kebijakan

Pusat Pendapatan

Pusat laba

Pusat Investasi

Pada Pusat pendapatan, output diukur dalam satuan moneter, pada pusat biaya input yang diukur dalam satuan moneter, pada pusat laba input dan outputnya diukur dalam satuan moneter dan pada pusat investasi, pengukuran dilakukan pada hubungan ntara laba daan investasi yang digunakan.

Setiap jenis pusat pertanggungjawaban memerlukan system perencanaan dan pengendalian yang berbeda. Berikut ini akan dibahas secara singkat perencanaan dan pengendalian Pusat Pendapatan kemudian Pusat Biaya.

Pusat Pendapatan:

Pusat Pendapatan adalah pusat pertanggungjawaban yang outputnya (pendapatan) diukur dalam satuan moneter, dan tidak dihubungkan dengan inputnya (biaya). Contoh dari pusat pendapatan adalah; pemasaran yang tidak dibebani dengan harga pokok produk yang dijual. Penjualan yang dicapai diukur dengan membandingkan dengan anggaran atau target penjualan yang harus dicapai, manajer mempertanggungjawabakan biaya yang berkaitan untuk penjualan.

Pusat Biaya:

Pusat biaya adalah pusat pertanggungjawaban yang inputnya diukur dalam satuan moneter, tetapi outputnya tidak. Terdapat dua macam pusat biaya, yaitu Pusat biaya tehnik dan Pusat Biaya Kebijakan. Hal ini sesuai dengan biaya yang terjadi yaitu biaya tehnik yang merupakan biaya yang jumlahnya dapat ditaksir secara pasti sesuai dengan output yang dihasilkan, misalnya biaya tenaga kerja langsung, biaya bahan baku, suku cadang dll. Sedangkan biaya kebijakan adalah biaya yang tidak dapat ditentukan secara pasti karena dikaitkan dengan kebijakan manajemen.

Pusat Biaya Tehnik:

Karakteristik Pusat Biaya Tehnik:

1.      Inputnya dapat diukur dalam satuan moneter

2.      Outputnya diukur dalam satuan phisik

3.      Jumlah input yang digunakan untuk menghasilkan satu unit output dapat ditentukan secara optimum.

Pusat biaya tehnik umumnya terdapat pada kegiatan produksi. Penyimpanan, distribusi, transportasi. Jenis kegiatan ini merupakan kegiatan rutin yang berulang dan biaya standarnya dapat ditetapkan.

Pada pusat biaya tehnik, pengukuran biaya dilakukan dengan menetapkan hasil perkalian antara output yang dihasilkan dengan biaya standar perunit. Selisih antara Biaya standar dengan biaya sesungguhnya menunjukkan tingkat efisiensi pusat biaya tehnik.

Meskipun demikian, pusat biaya tehnik pengukuran kinerjanya tidak hanya dilihat dari biaya nya saja tetapi juga bertanggung jawab terhadap kualitas dan volume produk yang dihasilkan. Sehingga biaya produksi tidak ditujukan untuk diminimumkan dengan mengabaikan kualitas.

Pusat Biaya Kebijakan:

Pusat biaya kebijakan adalah pusat biaya yang outputnya sulit diukur dengan satuan moneter. Contoh dari pusat biaya kebijakan adalah; bagian administrasi dan pendukung, misalnya; bagian akuntansi, Sumber daya Manusia, Penelitian dan pengembangan dll. Biaya kebijakan ditetapkan sesuai dengan kebijakan manajemen dalam menjalankan kegiatan yang harus dijalankan.

Pada pusat biaya kebijakan, tidak ditujukan untuk mengukur efisiensi, tetapi lebih ditekankan pada kemampuannya dalam menjalankan kegiatan sesuai dengan rencana yang ditetapkan. Yaitu kemampuan melakukan kegiatan sesuai dengan anggaran.

Karakteristik Pengendalian Biaya Kebijakan

1.   Pembuatan anggaran:

Dalam pembuatan anggara, ada dua factor yang perlu diperhatikan, yaitu: kegiatan yang berkelanjutan dan spesifik. Kegiatan berkelanjutan adalah kegiatan yang dilakukan secara konsisten setiap tahun, seperti kegiatan administrasi umum. Sedangkan kegiatan spesifik adalah kegiatan yang hanya dilakukan karena melakukan projek tertentu, misalnya biaya pelatihan untuk karyawan pada bisnis baru.

Tehnik yang digunakan untuk membuat anggaran biaya kebijakan adalah Management By Objective, yaitu proses formal untuk menetapkan ukuran tercapainya tujuan dari tugas tertentu yang digunakan sebagai pengukur kinerja.

Dalam melakukan fungsi perencanaan, anggaran dapat ditetapkan berdasarkan Incremantal Budgeting atau Zero Base review.

2.   Incremental Budgeting:

Model ini menggunakan biaya kebijakan yang terjadi pada saat ini digunakan sebagai dasar untuk membuat anggaran tahun berikutnya. Jumlah anggaran disesuaikan dengan tingkat inflasi, antisipasi perubahan beban kerja untuk kegiatan yang berkelanjutan, kegiatan tertentu, dan apabila diperoleh data, dapat digunakan untuk kegiatan sejenis yang biayanya dapat diperbandingan.

Incremental budgeting mempunyai dua kelemahan yaitu; 1). Biaya kebijakan pada saat ini diterima begitu saja tanpa pengujian untuk proses pembuatan anggaran. 2). Pada umumnya manajer pada pusat biaya kebijakan mempunyai kecenderungan meningkatkan pelayanannya, sehingga meminta tambahan sumberdaya. Yang mengakibatkan anggaran biaya kebijakan selalu meningkat.

3.   Zero base Review:

Pendekatan alternative lain yang dilakukan adalah dengan melakukan review anggaran biaya kebijakan minimal lima tahun sekali. Analisa ini disebut Zero Base review.

Berbeda dengan incremental budgeting, pada pendekatan ini anggaran di review dari awal, yaitu dengan menguji apakan sumberdaya yang digunakan memang diperlukan pada pusat biaya. Pada analisa ini menetapkan dasar yang baru, dimana anggaran tahunan diupayakan pada biaya yang layak sampai pada review berikutnya.

Berikut ini adalah pertanyaan dasar yang dilakukan pada analisa zero base:

1.      Haruskah kegiatan yang telah dilakukan tersebut dikerjakan? Apakah memberi tambahan manfaat bagi pelanggan?

2.      Bagaimana kualitas yang seharusnya dicapai? Apakah tidak berlebihan?

3.      Apakah cara yang dilakukan sudah sesuai?

4.      Berapa biaya yang seharusnya?

Informasi dari sumber lain, misalnya pusat biaya yang sejenis atau dari luar organisasi dapat digunakan sebagai bahan perbandingan.

Zero base review membutuhkan waktu yang panjang, dan juga membuat trauma manajer yang kegiatannya di review. Selain itu manajer tidak selalu melakukan yang terbaik dalam memenuhi anggaran, tetapi juga mencegah terjadinya kegiatan yang kurang menyenangkan karena adanya Zero base review.

4.   Variabilitas biaya:

Tidak seperti pada biaya tehnik, yang besarnya dipengaruhi perubahan volume, biaya kebijakan tidak berfluktuasi dalam jangka pendek. Manajemen akan menyetujui perubahan biaya untuk mengantisipasai perubahan volume penjualan, misalnya mengijinkan penambahan karyawan apabila volume kegiatan cenderung meningkat.

5.   Bentuk Pengendalian financial:

Pengendalian biaya kebijakan ditujukan untuk mengendalikan biaya dengan memberi kesempatan manajer untuk berpartisipasi dalam perencanaan, berbagi pendapat mengenai tugas yang harus dilakukan, dan bagaimana tingkat kegiatan yang layak untuk setiap tugas. Jadi pengendalian biaya terutama ditujukan pada kegiatan perencanaan sebelum biaya benar-benar terjadi.

6.      Pengukuran kinerja:

Tugas utama manajer biaya kebijakan adalah menetapkan bagaimana output yang diinginkan. Pengeluaran yang dilakukan sesuai dengan anggaran adalah yang seharusnya dilakukan, apabila lebih besar dari anggaran berarti ada yang perlu diuji, sedangkan apabila lebih kecil dari anggaran berarti ada kegiatan yang tidak dilakukan. Kinerja manajernya tidak dinilai dari efisiensinya. Tetapi pengendaliannya ditekankan pada pengukuran kinerja non financial. Misalnya kualitas jasa yang dilihat dari kepuasan pengguna jasa.

PUSAT ADMINISTRASI DAN PENDUKUNG

Pusat administrasi dan pendukung adalah pusat biaya kebijakan yang berfungsi untuk memberikan jasa pada pusat pertanggungjawaban lain.

Masalah Pengendalian:

1.      Kesulitan pengukuran output

2.      Kesulitan untuk mencapai goal congruence

Kesulitan pengukuran output

Karena outputnya dalam bentuk jasa sehingga sulit diukur kuantitasnya. Karena outputnya tidak dapat diukur maka sulit ditetapkan standarnya sebagai pengukur kinerja.

Kesulitan untuk mencapai goal congruence

Pusat biaya administrasi ingin melakukan yang terbaik untuk menghasikan jasa yang baik untuk itu diperlukan biaya yang meningkat.  Disisi lain mungkin penambahan biaya tersebut dianggap terlalu mahal ditinjau dari peningkatan laba yang diharapkan.

Pembuatan anggaran

Usulan anggaran dari pusat administrasi terdiri dari komponen berikut ini:

  1. Biaya minimal yang harus ada
  2. Biaya kebijakan sesuai dengan tujuan yang ditetapkan
  3. Penjelasan apabila terjadi peningkatan biaya

PUSAT PENELITIAN DAN PENGEMBANGAN

Masalah pengendalian:

  1. Kesulitan menghubungkan hasil dengan input
  2. Kesulitan untuk mencapai goal congruence

Kesulitan menghubungkan hasil dengan input

Pada pusat penelitian sulit mengukur hasilnya secara kuantitatif. Tetapi berbeda dengan pusat administrasi, pada pusat penelitian, hasilnya paling tidak dalam bentuk output yang tidak berwujud seperti, paten, produk baru, proses produksi baru, tetapi hubungan input dan outputnya sulit ditetapkan secara tahunan, karena waktu yang diperlukan dalam kegiatan penelitian sangat bervariasi.

Kesulitan untuk mencapai goal congruence

Sama seperti pada pusat administrasi. Manajer penelitian menginginkan melakukan penelitian yang terbaik yang mungkin cukup mahal bagi organisasi. Selain itu mungkin karyawan dibagian penelitian tidak cukup kemampuannya untuk melakukan penelitian yang optimumsesuai dengan kebutuhan organisasi.

Kegiatan penelitian dan pengembangan yang berkelanjutan

Penelitian mempunyai dua karakteristk, yaitu;

  1. Tidak terencana
  2. Perbedaan waktu yang cukup panjang antara awal penelitan sampai keberhasilan suatu penelitian

Pengukuran kinerja

Pada umumnya perusahaan mengevaluasi pada waktu yang ditentukan, misalnya bulanan, kuartalan dengan membandingkan antara anggaran dengan hasil sesungguhnya. Hasil perbandingan ini diringkas untuk disampaikan pada manajer senior untuk membantu perencanaan dan meyakinkan bahwa biaya yang terjadi sesuai dengan yang sudah disetujui.

Pada beberapa perusahaan, manajer menerima dua laporan:

1.      Perbandingan antara peramalan terakhir (forecast) dari total biaya dengan jumlah yang disetujui pada setiap projek, untuk menentukan apakah diperlukan adanya perubahan pada setiap projek yang dilakukan.

2.      Perbandingan antara anggaran biaya dengan biaya sesungguhnya, untuk meyakinkan bahwa biaya yang terjadi sesuai dengan yang disepakati.

Dari laporan tersebut, tujuan utamanya adalah untuk menilai efektifitas kegiatan penelitian.

PUSAT PEMASARAN

Pusat pemasaran mempunyai dua kegiatan utama yang dilakukan, yaitu:

  1. Kegiatan untuk memperoleh pelanggan (order filling)
  2. Kegiatan untuk memenuhi pesanan (logistic)

1.      Kegiatan Logistik

Kegiatan logistic adalah kegiatan untuk menyampaikan produk dari perusahaan ke pelanggan dan menagih pembayaran dari pelanggan. Kegiatan ini meliputi; transportasi, penyimpanan, pengiriman dan pembuatan faktur dan penagihan. Pusat pertanggung jawaban yang melakukan kegiatan ini pada umumnya adalah biaya tehnik, sehingga pengendalian dilakukan dengan biaya standar.

2.      Kegiatan pemasaran

Kegiatan pemasaran adalah kegiatan untuk memperoleh pelanggan.Kegiatan ini meliputi; pengujian pasar, pelatihan dan supervise tenaga pemasaran, promosi penjualan.

Pengukuran outputnya mungkin dapat dilakukan, tetapi untuk mengevaluasi efektifitas kegiatannya sulit dilakukan, karena hasilnya dipengaruhi oleh beberapa factor yang sulit dikendalikan pusat pemasaran (seperti; kondisi perekonomian, tindakan pesaing) yang mungkin tidak sesuai dengan asumsi yang ditetapkan.