1. Pengertian

Surat adalah selembar kertas yang berisi informasi, pesan, pertanyaan, dan tanggapan yang sesuai dengan keinginan penulis surat.  Kegiatan berkomunikasi dengan surat disebut surat-menyurat atau korespondensi.

Apabila surat itu dari suatu instansi berisi informasi yang menyangkut kepentingan dan kegiatan dinas instansi yang bersangkutan, surat semacam itu disebut surat dinas atau surat resmi. Bila menyangkut kegiatan bisnis disebut surat bisnis.

2. Fungsi Surat

Surat mempunyai beberapa fungsi, yaitu:

a. sebagai bukti nyata hitam di atas putih, terutama surat-surat perjanjian

b. sebagai alat pengingat karena surat dapat diarsipkan dan dapat dilihat lagi jika

diperlukan

c. sebagai bukti sejarah

d. sebagai pedoman kerja dalam melaksanakan tugas

e. sebagai duta atau wakil penulis untuk berhadapan dengan lawan bicaranya.

f. sebagai alat promosi

g. sebagai bahan untuk mengambil keputusan (misalnya surat penawaran dan

surat pelaporan)

Jika dibandingkan dengan alat komunikasi lain, surat memiliki kelebihan, yaitu dapat mengurangi kesalahpahaman dalam berkomunikasi karena penulis dapat menyampaikan maksudnya dengan sejelas-jelasnya. Selain itu, pembaca dapat membacanya berulang-ulang apabila dirasakan belum mengetahui betul isinya. Kelebihan yang lain adalah bahwa biaya surat-menyurat yang digunakan relatif lebih murah jika dibandingkan dengan biaya telepon atau telegraf.

3. Jenis Surat

a. Menurut jenisnya: surat pribadi, surat niaga, surat dinas

Menurut  tujuan atau sasaran penerima: surat lamaran pekerjaan, surat permintaan harga, dan surat perjanjian

Menurut  wujud dan bentuknya: surat bersampul, warkat pos, kartu pos, nota, memo,  telegram, teleks, dan faksimile

d.  Menurut sifat isinya: surat biasa, dan surat konfidensial

e.  Menurut kecepatan penyelesaian: surat biasa, segera, sangat segera

f.  Menurut cara penyampaiannya: surat  biasa, kilat, kilat khusus, dan tercatat

4. Syarat Surat yang Baik

a. Ditulis dengan teknik penyusunan yang benar

1) bagian-bagian surat diurutkan sesuai dengan jenis surat yang akan dibuat

2) pengetikan yang benar, jelas, bersih, serta rapi

3) kertas sesuai dengan ukuran yang baku (kuarto/folio), jenis kertas HVS,

warna (putih, kuning, biru muda, dan merah jambu)

4) penggunaan bentuk surat (style) yang lazim

b. Isi surat dinyatakan dengan ringkas, jelas, dan eksplisit sehingga penerima

surat dapat memahami isinya dengan tepat sehingga penerima dapat

memberikan tanggapan yang tepat pula

c. Bahasa surat disusun sesuai dengan kaidah yang baku (ejaan, diksi, kalimat,

dan paragraf), jelas, ringkas, lugas, sopan, dan komunikatif

d. Faktor pendukung yaitu memahami:

1) masalah yang akan dikemukakan

2) peraturan menegnai masalah tersebut

3) posisi serta bidang penulis surat dan penerima surat

5. Bentuk Surat

Bentuk surat (style) adalah tata letak bagian-bagian surat, yaitu dari kepala

surat sampai dengan inisial surat. Ia menyiratkan segi estetika serta

kepraktisan.

Menurut sejarah persuratan, bentuk yang diperkenalkan oleh Belanda adalah bentuk lekuk (intended style) yang dikenal sebagai bentuk lama, sedangkan bentuk lurus (block style) merupakan pengaruh Amerika, dikenal dengan bentuk baru. Kedua bentuk itu mempunyai beberapa variasi sehingga terdapat enam bentuk surat. Keenam bentuk itu adalah sebagai berikut: 

format lurus penuh (full block style)

b.   format lurus (block style)

c.   format setengah lurus a  (semi block style)

d.   format setengah lurus b  (semi block style b)

e. format lekuk  (intended style)

f.  format paragraf menggantung (hanging paragraf style)

Semua format surat dinas tersebut di atas sering dijumpai dan digunakan oleh berbagai instansi, baik pemerintah mau pun swasta; kecuali format lekuk atau bergerigi dan format paragraf  menggantung.

Format setengah lurus a  termasuk format surat resmi Indonesia versi lama, sedangkan format setengah lurus b termasuk format surat resmi Indonesia versi baru yang dilazimkan oleh Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa, karena dianggap lebih efisien dan lebih menarik.  Walaupun pada dasarnya tidak ada format yang dibakukan, namun Pusat Pembinaan dan Pengembangan Bahasa menganjurkan agar yang dipakai adalah format setengah lurus b

B. BAGIAN-BAGIAN SURAT NIAGA

Bagian ini disebut juga redaksi surat,  yang (harus) ada dalam sebuah surat, yaitu:

1. Kepala Surat atau Kop Surat

Sebagai penunjuk identitas pengirim surat. Surat resmi pemerintah atau perusahaan ditulis di atas kertas yang sudah berkepala surat (biasanya sudah dicetak). Kepala surat ini dapat juga dipakai sebagai alat promosi, dengan mencantumkan bidang usaha, kantor-kantor cabang,   bank-bank langganannya, dan nomor alat komunikasi seperti telepon, teleks, kotak pos, dan faksimili.

Unsur-unsur kepala surat adalah:

a. unsur utama: nama perusahaan, alamat lengkap, nomor telepon

b. unsur tambahan: logo/simbol jawatan/perusahaan, nama bank langganan,

alamat kantor cabang, dan bidang usaha

Pencetakan kepala surat adalah sebagai berikut:

Salah: P.T. RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jl. Ir. H. Juanda No. 47 B.O. Box 70 Bandung

Telephone (022)912345, 674432

Facsimile (022) 977765

Telex 28765 FRCBGIA

Benar: PT RADIO FREQUENCY COMMUNICATION

(Manufacturing Consulting System Design-Communication System)

Jalan Ir. H. Juanda No. 47 Kotak Pos 70 Bandung 40136

Telepon (022)912345, 674432

Faksimile (022) 977765

Teleks 28765 FRCBGIA

2. Tanggal Surat

Tanggal surat berfungsi untuk memberi tahu kepada si penerima surat kapan surat itu ditulis.    Tanggal surat dinas tidak perlu didahului nama kota, karena nama kota sudah tercantum pada kepala surat. Nama bulan jangan disingkat atau ditulis dengan angka (November menjadi Nov. atau 11). Tahun juga ditulis lengkap, tidak disingkat dengan tanda koma di atas. Akhir tanggal surat tidak dibubuhkan tanda baca apa pun.

Ketentuan tersebut di atas tidak berlaku untuk penulisan surat pribadi.

Salah: Jakarta, 28 Okt. 1987                   Benar: 28 Oktober 1987

Bandung, 28-10-‘87

3. Nomor Surat

Setiap surat keluar dari sebuah jawatan atau perusahaan harus diberi nomor untuk memudahkan pengagendaan,  pengarsipan, dan pengacuan di dalam balasan surat.  Oleh penerima surat nomor surat yang diterima dapat disebutkan sebagai acuan atau petunjuk di dalam surat jawaban.  Demikian pula memudahkan mencari surat itu kembali jika diperlukan, dan mengetahui setiap waktu banyaknya surat yang keluar.

Nomor urut surat hanya berlaku untuk tahun yang bersangkutan. Pada awal Januari tahun berikutnya diurutkan kembali dari nomor satu dan seterusnya hingga akhir Desember.

Setiap perusahaan mempunyai kode penomoran sendiri, namun sekurang-kurangnya penomoran surat menunjukkan nomor surat keluar, kode (jenis) surat, bulan, dan tahu surat.

Contoh: Nomor: 35/SP/IV/1992

Keterangan: 35 – nomor urut surat keluar

SP – singkatan dari Surat Penawaran

IV  -  penanda bulan (April) saat surat dikirim

1992 -  tahun surat dikirim

Pada surat berjudul, nomor surat ditulis di bawah judul surat tanpa garis pemisah.

Salah: SURAT KETERANGAN

Nomor: SK/45/II/1994

Benar: SURAT TUGAS

Nomor: 32/ST/III/1994

Penulisan nomor dan kode surat diatur sebagai berikut:

Kata Nomor (lengkap) diikuti tanda titik dua atau jika nomor itu disingkat dengan No., penulisannya diikuti tanda titik, kemudian tanda titik dua. Garis miring yang digunakan dalam nomor dan kode surat tidak didahului dan tidak diikuti spasi. Angka tahun ditulis dengan lengkap, dan tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah:  Nomor:32421/F8/UI.5/87.-         Benar: Nomor: 3245/F8/UI.5/1987

No:32421/F8/UI.5/87.-                            No.: 32421/F8/UI.5/1987

4. Lampiran

Penulisan Lampiran setelah nomor surat berguna agar penerima surat dapat  meneliti dan melihat kembali banyaknya sesuatu yang dilampirkan.  Yang dilampirkan itu dapat berupa buku, fotokopi surat keterangan yang diperlukan, brosur, kuitansi, dan sebagainya.

Penulisan Lampiran mengikuti aturan sebagai berikut:

Kata Lampiran atau Lamp. diikuti tanda titik dua. Kemudian dicantumkan

jumlah yang dilampirkan, tidak diikuti tanda baca apa pun.

Salah:  Lampiran: satu berkas                        Benar: Lampiran: Satu berkas

Lamp.: dua eksemplar                                    Lamp.: Dua eksemplar

Lamp.: seratus dua eksemplar                       Lamp.: 102 eksemplar

Huruf awal kata satu dan dua harus kapital, sedangkan kata yang lain dengan huruf kecil semua. Pada akhir lampiran tidak perlu ada tanda baca apa pun. Jika bilangan yang menunjukkan jumlah  barang pada lampiran dapat dituliskan dengan satu atau dua angka, bilangan tersebut dituliskan dengan huruf (seperti Satu berkas, Dua eksemplar). Akan tetapi, jika bilangan itu lebih dari dua angka, pencantumannya dalam lampiran dengan angka (misalnya: 102 eksemplar).

Salah Benar

Lampiran                                                     Lampiran

1. Lima lembar salinan ijazah                      1. Salinan ijazah lima lembar

2. Tiga lembar fotokopi surat kesehatan    2. Fotokopi surat kesehatan tiga

lembar

3. Tiga lembar pasfoto                                3. Pasfoto tiga lembar

Bila tidak ada yang dilampirkan, kata Lampiran tidak perlu dicantumkan.

Salah Lampiran: -

Lamp.: 0

5. Hal Surat

Penulisan Hal setelah Lampiran berguna agar pembaca dengan cepat mengetahui hal yang dibicarakan dalam surat tersebut sebelum membaca isi surat selengkapnya. Hal surat dituliskan dengan singkat.   Sebaiknya digunakan kata Hal dan bukan Perihal.

Penulisan Hal yang salah

Hal: Penentuan petugas pameran (dalam rangka Dies Natalis VI dan Lustrum II)

yang akan diselenggarakan tanggal 5-10 Oktober 1987

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar mata kuliah bahasa Indonesia

untuk  Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Swadaya Jakarta

Penulisan Hal yang benar

Hal: Petugas pameran Dies Natalis

Hal: Permintaan bantuan tenaga pengajar

6. Alamat (dalam) Surat

Alamat (bagian dalam) surat digunakan sebagai petunjuk langsung siapa yang harus menerima surat. Alamat yang dituju ini sebenarnya tercantum pula dalam sampul surat. Alamat (dalam surat) sekaligus dapat berfungsi sebagai alamat luar jika digunakan sampul berjendela.

Penulisan alamat (dalam) surat diatur sebagai berikut:

a. Alamat yang dituju ditulis di sebelah kiri surat pada jarak tengah antara hal

surat dan salam pembuka. Posisi alamat surat pada sisi sebelah kiri ini lebih

menguntungkan daripada dituliskan di sebelah kanan karena kemungkinan

pemenggalan alamat tidak ada. Alamat yang cukup panjang pun dapat

dituliskan tanpa dipenggal karena tempatnya cukup leluasa

Alamat surat tidak diawali kata kepada karena kata tersebut berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan arah. (Alamat pengirim pun tidak didahului kata dari karena kata dari berfungsi sebagai penghubung intrakalimat yang menyatakan asal)

Alamat yang dituju diawali dengan Yth. (diiukuti titik) atau Yang terhormat

(tidak diikuti titik)

Sebelum mencantumkan nama orang yang dituju, biasanya penulis surat mencantumkan sapaan Ibu, Bapak, Saudara atau Sdr.

Jika nama orang yang dituju bergelar akademik yang ditulis di depan namanya, seperti Drs., Ir., dan Drg., kata sapaan Bapak, Ibu, dan Saudara tidak digunakan. Demikian juga, jika alamat yang dituju itu memiliki pangkat, seperti sersan atau kapten, kata sapaan Bapak, Ibu, atau Saudara tidak digunakan.  Jika yang dituju adalah jabatan orang tersebut seperti direktur PT atau kepala instansi tertentu, kata sapaan juga tidak digunakan. Ketentuan-ketentuan ini bertujuan agar sapaan Bapak, Ibu, atau Sdr. tidak berimpit dengan gelar, pangkat, atau dengan jabatan.

Penulisan  alamat yang salah

Kepada Yth. Bapak Ibu Dr. Sunarti         Kepada Yth. Bapak Mayor Nasikun

Penulisan alamat yang benar

Yth. Dr. Sunarti                                        Yth. Mayor Nasikun

Penulisan kata Jalan pada alamat tidak disingkat. Nama gang, nomor, RT, dan RW dituliskan lengkap dengan huruf kapital setiap awal kata. Nama kota dan propinsi dituliskan dengan huruf awal kapital, tidak digarisbawahi atau diberti tanda baca apa pun. Alamat pengirim dan alamat tujuan perlu dicantumkan kode pos, jika kota itu telah memilikinya.

Penulisan alamat yang salah

Kepada Yth. Ibu Dr. Sunarti          Kepada Yth. Bapak Kepala Desa Tangkil

Jl. Buntar V. No.2                          Kecamatan Sudayu

Bandung                                        Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT                                JAWA TIMUR

Penulisan alamat yang benar

Yth. Dr. Sunarti                            Yth. Kepala Desa Tangkil

Jalan Buntar V. No.2                     Kecamatan Sudayu

Bandung                                        Kabupaten Ponorogo

JAWA BARAT                                JAWA TIMUR

.

Ada kalanya alamat yang dituju oleh penulis tidak jelas. Misalnya, penulis tidak tahu persis kepada siapa surat tersebut dialamatkan. Kalau demikian, penulis surat harus menggunakan alamat yang umum saja, seperti pimpinan, sehingga  alamat itu ditulis sebagai berikut:

Yth. Pimpinan Bank Mandiri                    Yth. Pimpinan SLB Citra

Jalan Sukarno-Hatta                                Jalan Sangkuriang  22

Bandung                                                  Bogor

Catatan:  Pimpinan berarti ‘staf yang memimpin’ (beberapa orang)

Pemimpin berarti ‘pucuk pimpinan’ (satu orang).

Penulisan alamat yang kurang tepat.

Yth. Bank Mandiri                                  Yth. SLB Citra

Jalan Sukarno-Hatta                              Jalan Sangkuriang 22

Bandung                                                Bogor

Penulisan alamat seperti dua contoh terakhir ini disebut kurang tepat karena   tidak jelas siapa yang berhak membuka surat tersebut.

Jika berkirim surat kepada seseorang berdasar iklan surat kabar,

hendaklah surat itu ditujukan kepada pemasang iklan, bukan kepada iklannya.

Salah: Yth. Iklan pada harian Tempo Yth. Iklan pada harian Sindo

P.O. Box  2619  Jakarta 10001              Tromolpos 16 JKSMP

Di bawah no. 658                                   Jakarta 12920 B

Benar: Yth. Pemasang Iklan                    Yth. Kepala Bagian Personalia

pada harian Tempo Pemasang Iklan pada harian Sindo

Kotak Pos 2619 Jakarta 10001    Tromol Pos 16 JKSMP

Di Bawah No. 658                         Jakarta 12920 B

Dalam alamat yang dituju kadang-kadang digunakan singkatan u.p. (untuk perhatian). Bentuk singkatan u.p. digunakan di depan nama bagian dari suatu instansi apabila masalah surat   dipandang cukup dapat diselesaikan oleh pejabat yang tercantum setelah u.p. tanpa diperlukan penentuan kebijaksanaan langsung pemimpin/kepala instansi yang bersangkutan.

Contoh:

Yth. Kepala Direktorat Jendral Agraria

u.p. Kepala Subbagian Tata Guna Tanah

Jalan Merdeka Barat 15

Jakarta 13220

7.  Salam Pembuka

Salam  pembuka merupakan tanda hormat penulis surat sebelum penulis surat berkomunikasi. Salam pembuka dalam surat resmi perlu dipertahankan karena bagian ini merupakan salah satu penanda surat yang sopan dan adab.

Salam pembuka dicantumkan di sebelah kiri satu garis tepi dengan nomor, lampiran, hal, dan alamat surat. Huruf pertama awal kata ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata yang lain ditulis dengan huruf kecil semua, kemudian salam pemuka itu diikuti koma.

Ungkapan yang lazim digunakan sebagai salam pembuka dalam surat-

surat dinas yang bersifat  netral adalah:

Dengan hormat, (D kapital, h kecil), Salam sejahtera (S besar, s kecil),

Saudara, Bapak …. yang terhormat, Dr. Ir. Akhmat yang terhormat,

Saudara …. yang terhormat,

8.Tubuh Surat

Tubuh surat dibagi menjadi tiga bagian, yaitu:

a. paragraf pembuka

b. paragraf isi surat yang sesungguhnya, dan

c. paragraf penutup.

a. Paragraf Pembuka Surat

Paragraf pembuka surat adalah pengantar isi surat untuk mengajak pembaca surat menyesuaikan perhatiannya kepada pokok surat yang sebenarnya. Kalimat pengantar yang lazim digunakan untuk mengawali paragraf pembuka pada surat dinas yang berisi pemberitahuan adalah, antara lain adalah:

1) Dengan ini perkenankanlah kami melaporkan kepada Bapak tentang

pelaksanaan ujian di …. ….

2) Bersama ini saya kirimkan contoh laporan teknis yang Saudara minta.

Contoh kalimat pengantar paragraf pembuka surat balasan, antara lain

adalah:

Sesuai dengan pembicaraan kita minggu yang lalu, bersama ini kami sampaikan kepada Saudara daftar buku terbitan kami tahun 1987.

Surat Saudara tanggal 27 Maret 1987, No. 3/U/1987 sudah kami terima dengan senang hati. Bertalian dengan itu, kami ingin menanggapinya sebagai berikut.

Catatan: Kata kami digunakan jika penulis surat mengatasnamakan suatu

organisasi  atau suatu instansi. Jika atas nama diri sendiri digunakan

kata saya.

b. Paragraf Isi Surat

Paragraf isi merupakan pokok surat yang memuat sesuatu yang diberitahukan, yang dikemukakan, atau yang dikehendaki oleh pengirim surat. Sesuatu yang disampaikan inilah yang diharapkan memperoleh tanggapan, jawaban, atau reaksi dari penerima surat. Agar pesannya sampai kepada si penerima surat sesuai dengan keinginan pengirim, penggunaan singkatan, atau istilah yang yang tidak lazim hendaklah dihindari karena hal itu akan membingungkan penerima surat. Setiap paragraf isi surat hanya berbicara tentang satu masalah. Jika ada masalah lain, masalah itu dituangkan dalam paragraf yang berbeda. Kalimat-kalimat dalam paragraf isi hendaknya pendek, tetapi jelas, tidak menimbulkan salah tafsir. Rumusan surat juga harus menarik, tidak membosankan, hormat dan sopan

c. Paragraf Penutup

Paragraf penutup berfungsi sebagai kunci isi surat atau penegasan isi surat. Bagian ini dapat pula mengandung harapan pengirim surat atau ucapan terimakasih kepada penerima surat. Paragraf penutup berfungsi pula untuk mengakhiri pembicaraan dalam surat. Surat yang tidak menggunakan paragraf penutup terasa seakan-akan belum selesai.

Paragraf penutup yang salah

Sambil menunggu jawaban Bapak, kami menyampaikan terimakasih.

Sebelum dan sesudahnya kami menyampaikan terimakasih banyak.

Paragraf penutup yang benar

Kami berharap Bapak dapat memenuhi permohonan kami.

Atas perhatian yang Bapak berikan kami nyatakan terimakasih.

9. Salam Penutup

Salam penutup berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis surat setelah berkomunikasi dengan pembaca surat. Salam penutup dicantumkan di antara paragraf penutup dan tanda tangan pengirim. Salam penutup yang lazim digunakan dalam surat-urat dinas bermacam-macam bergantung pada posisi pengirim terhadap penerima surat.

Huruf awal kata salam penutup ditulis dengan huruf kapital, sedangkan kata lainnya ditulis dengan huruf kecil. Sesudah salam penutup dibubuhkan tanda koma.             Bila tidak ada salam pembuka, maka tidak perlu dicantumkan salam penutup.

Salah Benar

Salam Takzim,                                                            Salam  takzim

Wassalam,                                                                  Wasalam,

Hormat Kami,                                                             Hormat kami,

10. Penanggung Jawab Surat

Surat dinas dianggap sah jika ditandatangani oleh pejabat yang berwenang, yaitu  pemegang pimpinan suatu instansi, lembaga, atau organisasi. Nama jelas penanda tangan  dicantumkan di bawah tanda tangan dengan huruf awal setiap kata ditulis kapital, tanpa diberi kurung dan tanpa diberi tanda baca apa pun. Di bawah nama penanda tangan dicantumkan nama jabatan sebagai identitas penanda tangan tersebut. Jika akan dicantumkan nomor induk pegawai pejabat yang  bersangkutan, pencantumannya di antara nama jelas dan jabatan. Pencantuman NIP bukan suatu keharusan.

Penulisan nama instansi atau organisasi sebelum tanda tangan dianggap benar bila penanda tangan surat tersebut bukan pimpinan instansi yang bersangkutan, melainkan petugas yang mewakilinya. (Akan diuraikan pada pembicaraan fungsi singkatan a.n. dan u.b.).

Salah

Tanda tangan                                                  Tanda tangan

(IR. GURITNO)                                             (DRS  SARKAWI)

Kepala                                                             NIP 130425322

Benar

(tanda tangan)                                                 (tanda tangan)

Ir. Guritnoi                                                       Drs. Sarkawi

Kepala                                                             NIP 130425322

11. Penggunaan Bentuk Singkatan a.n. dan u.b.

Kadang-kadang surat dari suatu instansi, karena suatu hal, tidak ditandatangani oleh pimpinan instansinya, tetapi ditandatangani oleh pejabat bawahannya yang diberi wewenang untuk itu. Dalam hal seperti ini, lazim digunakan bentuk singkatan a.n. (atas nama) atau u.b. (untuk beliau). Kedua singkatan itu mengikuti ketentuan berikut.

Bentuk singkatan a.n. digunakan jika penandatanganan dilakukan oleh pejabat setingkat di bawah pimpinan, yang ditunjuk oleh pimpinan instansi yang bersangkutan. Segala tangguang jawab yang berkaitan dengan sura tersebut terletak pada penanda tangan surat. Kedudukan surat tersebut secara hukum sama dengan kedudukan surat yang lain yang ditandatangani langsung oleh pimpinan instansi yang bersangkutan.

Cara penulisan yang salah Cara penulisan yang benar

A.n. Direktur Utama                            ……………………………

PT Sari Asih                                        a.n. Direktur Utama

(tanda tangan)                                     PT Sari Asih

Minarni, SE                                         (tanda tangan)

Direktur Keuangan                              Minarni, SE

Direktur Pemasaran

Bentuk singkatan u.b. digunakan jika penandatanganan surat dilakukan oleh staf suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat lebih di bawah pimpinannya. Dapat pula u.b. digunakan jika pejabat yang dilimpahi wewenang oleh pimpinan melimpahkan lagi wewenang penandatanganan surat itu kepada pejabat lain di bawahnya. Dalam hal ini, semua tanggungjawab yang berkaitan dengan surat tersebut tidak terletak pada penanda tangan surat, tetapi terletak di tangan pimpinannya atau pejabat yang dilimpahi wewenang olehnya (tingkat pertama). Bentuk u.b. dicantumkan di bawah nama jabatan yang melimpahkan wewenang penandatanganan surat itu.

Salah Benar

……………………                                   a.n. Gubernur Kepala Daerah Tk 1

a.n. Gubernur Kepala Daerah Tk.1                 Propinsi ………

Propinsi …………..                                  Pembantu Gubernur Wilayah1

Pembantu Gubernur Wilayah 1                           u.b.

U.B.                                                          (tanda tangan)

(tanda tangan)                                          Nama Jelas

Nama Jelas

12. Tembusan

Ada beberapa instansi yang menamakan bagian ini tindasan atau c.c. (carbon copy), Pusat Bahasa tidak menganjurkan penggunaan istilah tersebut. Yang dianjurkan Pusat Bahasa adalah Tembusan.

Tembusan berfungsi untuk memberitahukan kepada pembaca bahwa surat tersebut dikirimkan juga kepada pihak lain yang perlu ikut mengetahui pula isi surat itu.

Salah: Benar:

Tembusan:                                                    Tembusan:

1. Kepada Yth. Direktur Keuangan                 1. Direktur Keuangan

(sebagai laporan)                                         2. Kepala  Bagian Pemasaran

2. Yth. Kepala Bagian Pemasaran                 3. Sdr. Tabiyat

(sebagai undangan)

3.  Sdr. Tabiyat (agar dilaksanakan)

4. Arsip

13. Inisial

Inisial disebut juga sandi, yaitu kode pengenal yang berupa singkatan nama pengonsep dan singkatan nama pengetik surat. Inisial atau sandi berguna untulk mengetahui siapa pengonsep dan pengetik surat sehingga jika terjadi kesalahan dalam surat tersebut, pengonsep dan pengetik surat dapat dihubungi dengan mudah. Nama pengonsep disingkat dengan huruf kapital, nama pengetik dsingkat dengan huruf kecil.

Inisial ditempatkan di bagian bawah di sebelah kiri.

Contoh:

BS / rs (pengonsep Bambang Siswanto, pengetik Restu Suryani)

C. PENGGUNAAN BAHASA DALAM  SURAT NIAGA

Pengantar: Bagian ini akan membaicarakan penggunaan bahasa yang

benar  dalam bagian isi  surat.

2. Pemilihan Kata

Untuk surat resmi perlu dipilihkan kata-kata yang memenuhi syarat baik

atau baku, lazim, dan cermat. Pemakaian ungkapan  idiomatik, ungkapan

penghubung, atau ungkapan yang bersinonim harus dituliskan dengan benar.

a. Kata yang Baik atau Baku

Penggunaan kata-kata dialek yang belum diakui kebakuannya tidak

dibenarkan. Penggunaan kata-kata gimana, ngapain, kenapa, entar, kasih,

bikin,  dan  yang  semacam itu termasuk tidak baik. Padanan kata-kata itu

yang dianggap baik adalah bagaimana, mengapa, mengapa, nanti, memberi,

membuat.

Sebagian kata yang baku dapat dilihat dalam daftar berikut:

Kata Baku Kata Tak Baku Kata Baku Kata Tak baku

Februari                        Pebruari                           November          Nopember

formal                           formil                                persen                prosen

pertanggungjawaban   pertanggungan jawab      pikir                     fikir

b. Kata yang Lazim

Pilihlah kata yang lazim,  memakai istilah dalam bahasa  Indonesia.

masukan     bukan input suku cadang               bukan sparepart

peringkat                    rangking dampak                          impact

c. Kata yang Cermat

Kata memohon, meminta, menugasi, memerintahkan, menganjurkan dan menyarankan merupakan kata-kata yang mempunyai arti yang sama. Penulis surat dinas hendaknya dapat memilih kata tersebut dengan tepat sesuai dengan pesan yang ingin disampaikan dalam surat.

Penggunaan sapaan Bapak, Ibu, Saudara, dan Ananda hendaknya tepat pula sesuai dengan kedudukan orang yang dikirimi surat tersebut, apakah penerima surat itu lebih tinggi pangkat atau kedudukannya, ataukah seserajat dengan pengirim surat.

d. Ungkapan Idiomatik

Unsur-unsur dalam ungkapan idiomatik sudah tetap dan senyawa. Unsur-unsur itu tidak boleh ditambah, dikurangi, atau dipertukarkan.

Yang termasuk ungkapan idiomatik antara lain:

sesuai dengan                                                bertemu dengan

terbuat dari                                          luput dari

e. Ungkapan Penghubung

Ungkapan penghubung dalam bahasa Indonesia ada dua, yaitu ungkapan penghubung intrakalimat dan ungkapan penghubung antarkalimat. Ungkapan

penghubung intrakalimat berfungsi menghubungkan unsur-unsur dalam kalimat.

Yang termasuk ungkapan penghubung intrakalimat adalah, antara lain:

baik … mau pun, antara …lain, seperti, misalnya, serta demikian dan

sebagai berikut.

baik … mau pun

Pasangan baik adalah mau pun, bukan atau pun dan bukan pula atau.

Tidak Baku

Dalam rapat dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut konsolidasi ke dalam ataupun yang mengangkut koordinasi ke luar.

Baku

Dalam rapat dibicarakan berbagai masalah, baik yang menyangkut konsolidasi ke dalam mau pun yang menyangkut koordinasi ke luar.

antara …dan

Pasangan antara adalah dan, bukan dengan.

Tidak Baku

Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan produksi   tahun lalu, antara produksi pabrik A dengan produksi

pabrik B.

Baku

Saya harap Saudara menjelaskan dahulu bagaimana perbandingan produksi   tahun lalu, antara produksi pabrik A dan produksi pabrik B.

seperti dan misalnya

Ungkapan seperti merujuk kepada uraian selanjutnya, sedangkan

misalnya merujuk  kepada uraian sebelumnya. Dalam hal seperti ini,

kedua kata tersebut tidak dapat dipertukarkan.

Tidak Baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan banguanan, misalnya semen,

bata merah,  pasir, dan kayu.

Baku

Kami mohon dikirimi bahan-bahan bangunan, seperti semen, bata

merah, pasir, dan kayu.

demikian dan sebagai berikut

Ungkapan demikian merujuk ke uraian sebelumnya, sedangkan

sebagai berikut merujuk ke uraian selanjutnya.

Tidak Baku

Yang harus Saudara siapkan adalah hal-hal demikian:

Gambar bangunan yang direncanakan

Denah tanah yang akan digunakan

Rincian biaya yang diperlukan.

Baku

Yang harus Saudara siapkan adalah hal-hal sebagai berikut:

1.  Gambar bangunan yang direncanakan

2.  Denah tanah yang akan digunakan

3.  Rincian biaya yang diperlukan.

f. Ungkapan yang Bersinonim

Ungkapan-ungkapan yang bersinonim berikut tidak digunakan sekaligus karena penggunaan dua kata yang berarti sama merupakan penulisan yang mubazir.

Penulis surat dinas harus menentukan salah satu di antaranya.

sejak dan dari (tidak digunakan dalam satu kalimat)

adalah dan merupakan (tidak digunakan sekaligus)

Tidak Baku

Kiriman ini adalah merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi kekurangan  kiriman kami tiga hari yang lalu.

Baku

Kiriman ini merupakan kiriman tambahan untuk melengkapi kekurangan  kiriman kami tiga hari yang lalu.

g. Kata-kata yang Bermiripan

Yang termasuk kata yang bermiripan, antara lain  adalah suatu dengan

sesuatu, masing-masing dan tiap-tiap, jam dan pukul, dari dan daripada.

suatu dan sesuatu

Kata  sesuatu tidak diikuti oleh kata benda, sedangkan kata suatu harus diikuti kata benda.

Tidak Baku

Jika dalam rapat nanti ada sesuatu masalah yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

Baku

ia) Jika dalam rapat nanti ada suatu masalah yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

Ib) Jika dalam rapat nanti ada sesuatu yang ingin dikemukakan, Anda diharap menyiapkan dahulu sebaik-baiknya.

ii) masing-masing dan tiap-tiap

Kata masing-masing tidak diikuti kata benda, sedangkan kata tiap-tiap harus diikuti kata benda.

Tidak Baku

Masing-masing peserta mendapat uang saku Rp. 5.000,00.

Baku

iia) Tiap-tiap peserta mendapat uang saku Rp. 5.000,00.

iib) Para peserta mendapat uang saku masing-masing Rp. 5.000,00

iii) jam dan pukul

Kata jam menunjukkan jangka waktu, sedangkan kata pukul

menunjukkan waktu.

Tidak Baku

Rapat akan diadakan pada jam 8.00-10.00

Baku

iiia) Rapat akan diadakan pada pukul 8.00-10.00

iiib) Rapat akan diadakan selama dua jam, yaitu pukul 8.00-10.00

iiii) dari dan daripada

Penggunaan dari dan daripada dalam arti ‘milik’ tidak dibenarkan. Kata dari hanya dapat dipakai pada ungkapan yang menunjukkan asal, sedangkan kata daripada hanya dapat dipakai pada ungkapan yang menunjukkan perbandingan.

Tidak Baku

iiii  Setiap warga negara berhak mengeluarkan daripada pendapatnya,

berserikat,  dan berkumpul

Baku

iiii  Setiap warga negara berhak mengeluarkan pendapatnya, berserikat,

dan berkumpul

3. Penyusunan Kalimat

Kalimat yang digunakan dalam surat dinas hendaknya berupa kalimat efektif, sesuai dengan kaidah bahasa, singkat, jelas, dan enak dibaca.

Dalam surat dinas sering dijumpai kalimat-kalimat berikut.

Membalas surat Bapak tanggal 17 Juli 1986, No. 452/K/VII/1987, tentang …, saya ingin   menanggapi sebagai berikut.

Menunjuk surat Saudara tanggal 12 Mei 1985, No. 222/F111/1985, saya  beritahukan ……

Menjawab surat Anda tanggal 21 Mei 1985, penjelasan kami adalah sebagai berikut.

Jika ingin mengikuti kaidah bahasa Indonesia dengan benar, struktur kalimat seperti ini diubah menjadi sebagai berikut.

a1. Membalas surat Bapak tanggal 17 Juli 1986, No. 452/K/VII/1987, tentang …, saya ingin   menanggapi sebagai berikut.

b1. Menunjuk surat Saudara tanggal 12 Mei 1985, No. 222/11/1985,

saya beri tahukan ……

c1.  Menjawab surat Anda tanggal 21 Mei 1985, penjelasan kami

adalah sebagai berikut.

Contoh kalimat salah yang lain dalam surat dinas.

Bersama ini saya mengundang Saudara menghadiri rapat yang akan diselenggarakan pada ….

Kalimat (d) tidak benar karena isinya hanya mengundang dan surat tersebut  tidak menyertakan sesuatu, tidak melampirkan berkas, atau tidak dengan mengirimakan apa-apa. Ungkapan bersama ini digunakan jika surat melampirkan sesuatu atau menyertakan barang, dan sebagainya.

Kalimat (d) harus diubah menjadi sebagai berikut.

d1.  Dengan ini saya mengundang Saudara menghadiri rapat yang akan

diselenggarakan pada ….

Sering dijumpai kalimat yang salah sebagai berikut.

e. Atas kerja samanya, kami ucapkan terima kasih.

Kalimat (e) tidak benar karena kata ganti nya digunakan untuk orang ketiga tunggal, sedangkan yang diajak bicara dalam surat sudah pasti orang kedua.

Ungkapan yang benar adalah sebagai berikut.

e1. Atas kerja sama Saudara, kami ucapkan terima kasih.

Contoh kalimat surat dinas berikut sangat janggal.

f. Sebelum dan sesudahnya, kami ucapkan terima kasih.

Kalimat (h) tidak jelas.  Ungkapan sebelum dan sesudahnya tidak informatif; sebelum apa dan  sesudah apa. Kalimat itu diperbaiki menjadi seperti berikut.

f1. Sambil menunggu kabar balasan dari Bapak,  kami ucapkan terima

kasih.

Kalimat salah yang lain.

g. Dengan ini saya lampirkan fotokopi surat keterangan dokter.

Kalimat (i) tidak benar. Karena surat ini melampirkan sesuatu, ungkapan yang tepat mengawali kalimat tersebut adalah bersama ini, seperti perbaikan di bawah ini.

g1. Bersama ini saya lampirkan fotokopi surat keterangan dokter.

Sering dijumpai  penutup surat dinas sebagai berikut.

h. Demikian harap maklum.

i. Mohon periksa adanya.

Kalimat (h) tidak lengkap, tidak memiliki subyek. Setelah kata demikian harus dihadirkan subyeknya, demikian pula sebelum kata harap maklum.

Kalimat (i) tidak informatif sebab tidak jelas apa/siapa yang ingin diperiksa atau apa/siapa yang harus memeriksa.

Kalimat (h) dan (i) akan lebih jelas dan lebih informatif jika diungkapkan seperti tampak kalimat berikut.

hi1. Demikian laporan kami, harap Bapak mengetahuinya.

About these ads